Politicile pentru rambursarea companiei pentru mese

Întreprinderile mici se bazează pe angajați pentru a călători sau pentru a se întâlni cu clienții pentru a-și dezvolta afacerile, iar acest lucru poate atrage adesea întâlniri de afaceri în timpul meselor. Angajații care suportă cheltuieli de masă se așteaptă ca angajatorii să le ramburseze. Cheia pentru angajatori este să dezvolte politici de rambursare a meselor care să asigure cheltuielile cu masa angajaților nu sunt excesive și că rambursările sunt transmise în timp util și detaliat.

Solicitarea rambursării

Majoritatea companiilor solicită angajaților să prezinte un raport de cheltuieli cu detaliile cheltuielilor de masă. Odată cu formularul, un angajat trebuie să atașeze chitanțele necesare pentru cheltuielile cu masa. Aceste rapoarte sunt trimise către supraveghetorul ei, care trebuie să aprobe cheltuielile înainte de a le transfera în departamentul de conturi al companiei.

Pentru a se menține în conformitate cu termenele de plată din cont, angajații au la dispoziție o anumită perioadă de timp pentru a trimite raportul de cheltuieli pentru a fi rambursat. Această perioadă poate fi între 30 de zile și 90 de zile după cheltuielile cu masa. Pentru proprietarii de întreprinderi mici, este mai bine ca aceștia să prezinte rapoarte de cheltuieli înainte de închiderea lunii, astfel încât să poată fi procesate. Ciclul de închidere de sfârșit de lună poate fi de șapte zile, deci suportul pentru cheltuieli ar trebui să fie în cel puțin trei zile înainte de începerea ciclului respectiv.

Chitanțe

Politicile companiei cu privire la rambursarea meselor pot fi îngăduitoare în ceea ce privește încasările pe care angajatul trebuie să le prezinte împreună cu raportul de cheltuieli. De exemplu, mesele care costă mai puțin de 5 USD nu trebuie să fie însoțite de o chitanță. Cu toate acestea, mesele care costă mai mult de 30 USD necesită aproape întotdeauna o chitanță. Dacă angajatorul plătește utilizând un card de credit, poate fi necesară chitanța detaliată, nu doar chitanța cardului de credit.

Sume maxime

Companiile care permit angajaților să fie rambursate pentru cheltuielile cu masa adesea stabilesc limite cu privire la cât de mult va fi rambursat angajatul. În general, angajații pot mânca trei mese pe zi - mic dejun, prânz și cină. În timp ce sumele alocate variază foarte mult, Manualul angajaților notează că acestea sunt de 12 USD pentru micul dejun și prânz pe zi și 30 USD pentru cină pe zi.

Gustările sau mesele intermediare nu sunt de obicei acoperite și nici băuturile alcoolice. Aceste sume maxime pot fi ajustate dacă angajatul ridică fila ca parte a unei întâlniri de afaceri cu alți colegi din cadrul companiei. Același lucru este valabil dacă angajatul acoperă masa pentru un client pe care îl ia pentru a mânca ca parte a unei întâlniri de afaceri.

Documentație

Angajata va trebui să documenteze numele restaurantului și data mesei ca parte a raportului de cheltuieli.

De asemenea, politicile de rambursare a meselor pot impune angajatului să documenteze numele oricui altcineva prezent la masă. Acest lucru nu este solicitat doar de către companie, ci și de către Serviciul de venituri interne. Numele, titlul și compania persoanei trebuie să fie documentate, împreună cu numele restaurantului.

Locație

În funcție de orașul în care angajatul mănâncă, suma maximă pe care ar putea să o cheltuiască pentru mese ar putea fi mai mare sau mai mică. Multe companii își dau seama că costul unei mese va fi mai mare într-un oraș în care costul vieții este mai mare. Pentru a compensa această diferență, companiile vor permite angajaților care călătoresc în locuri cu costuri mai ridicate de viață să poată cheltui mai mult pe masa lor, dacă este necesar.