beonlinebyhp.com

Comunicarea slabă la locul de muncă dăunează relațiilor și productivității generale. Comunicarea puternică oferă informații exacte într-un mod pe care destinatarul îl poate înțelege și utiliza. Adesea, comunicarea slabă este rezultatul eșecului de a lua în considerare mesajul și mediul său.

Alegeți publicul adecvat

Alegerea unui public pentru mesajul dvs. poate fi dificilă. Trimiterea unui e-mail exploziv tuturor celor din companie atunci când informațiile dvs. vizează doar aproximativ șase persoane, contribuie la supraîncărcarea cutiilor poștale. De fapt, puteți ajunge să vă petreceți restul zilei de lucru așteptând prin opiniile nesolicitate și adesea inutile de la toți cei care au primit mesajul dvs.

În același timp, nu doriți să lăsați pe cineva în mod involuntar în afara conversației, dacă ar trebui să facă parte din ea. Luați timp pentru a lua în considerare cine ar trebui să facă parte dintr-o întâlnire, conferință telefonică sau listă de e-mail. Dacă nu sunteți sigur, adresați-vă supervizorului feedback sau întrebați persoana în cauză dacă dorește să facă parte din discuție.

Selectați mediul potrivit

Biroul modern oferă mai multe medii de comunicare, inclusiv e-mail, mesagerie instant și mesaje text, discuții față în față, apeluri telefonice și conferințe video. Din păcate, toate aceste alegeri pot împiedica comunicarea în loc să o faciliteze. Drept urmare, persoanele din biroul dvs. pot opta pentru mediul cu care personal se simt cel mai confortabil, nu cel mai potrivit pentru mesaj.

Un exemplu în acest sens este furnizarea de vești proaste unui angajat. Dacă dumneavoastră sau unul dintre managerii dvs. trebuie să concediați un muncitor, să-l informați despre eșecul unui proiect sau să explicați că nu a primit promovarea dorită, vorbiți cu el față în față. Întâlnirea cu angajatul în persoană demonstrează compasiune și respect, întărește seriozitatea comunicării și îi permite să pună întrebări.

De asemenea, este important să fiți flexibili și să schimbați mediile atunci când devine evident că cel pe care îl utilizați nu mai funcționează. Dacă începeți să comunicați prin e-mail, totuși constatați că sunteți neînțeles sau că vă confruntați cu multe schimburi înainte și înapoi, încercând să clarificați detaliile și să răspundeți la întrebări, opriți e-mailurile. În schimb, sunați persoana cu care comunicați sau opriți-vă lângă biroul ei pentru a continua conversația.

Furnizați suficient detalii în e-mailuri

Dorința de a evita e-mailurile prea lungi și complexe este una nobilă. În același timp, unele persoane tind să trimită e-mailuri prea scurte și care nu au reușit să comunice informații importante. Cel puțin, un e-mail ar trebui să evidențieze informațiile critice și să ofere destinatarilor documente sau linkuri pe care le pot folosi pentru a face mai multe cercetări:

Exemple:

Un e-mail prea scurt:

"Regulamentele care reglementează taxele de acordare a licențelor pentru cosmetologi s-au modificat. Consultați acest link: //www.statecosmotologyboard.org pentru textul complet al noului regulament."

Un e-mail util:

„Am aflat că a existat o modificare a taxelor de licențiere în cosmetologie în Georgia. Noile taxe intră în vigoare la 1 octombrie 2018:

Taxa pentru noii licențiați este acum de 25 USD anual.

Taxa pentru reînnoirea licenței este de 20 USD, datorată la fiecare trei ani.

Taxa de licențiere reciprocă (pentru cei care doresc să-și transfere licența dintr-un alt stat) este de 25 USD.

Puteți citi textul integral pe site-ul web al departamentului: //www.statecosmotologyboard.org. Spuneți-mi dacă aveți întrebări. "

Folosiți ortografia corectă, punctuația și gramatica

Ortografia, punctuația și gramatica slabă nu numai că îngreunează comunicarea, dar subminează și credibilitatea comunicatorului. Toată lumea din organizația dvs. ar trebui să fie încurajată să utilizeze verificările ortografice și gramaticale incluse în majoritatea programelor de procesare a textului. În plus, lucrătorii ar trebui să-și permită mult timp pentru a produce comunicări scrise, astfel încât să poată corecta și edita munca lor.

Verificați datele și informațiile

Dezinformarea poate afecta moralul locului de muncă și poate duce la greșeli costisitoare. Toți lucrătorii ar trebui încurajați să își ia timpul pentru a verifica informațiile înainte de a le comunica verbal sau în scris. Dacă verificarea nu este posibilă, este esențial să luați notă de posibila inexactitate.

Exemple:

Când scriitorul nu este sigur de un fapt:

" Cred că domnul Jones a lucrat în armată în anii 1990, dar nu pot verifica acest lucru din CV-ul său online. Am un apel către el solicitând clarificări și voi actualiza pe toată lumea când voi auzi înapoi. "

Când informațiile implică o promisiune care poate să nu fie îndeplinită:

„Furnizorul ne-a spus că ne putem aștepta la o schimbare de cinci zile pentru comanda noastră, în ciuda faptului că zona poate fi afectată de furtuni severe în timpul săptămânii. Furnizorul ne-a asigurat că au sisteme de rezervă care le vor permite să produce tricouri. Cu toate acestea, puterea după un uragan poate fi instabilă, așa că consider că este mai bine să sfătuiesc echipa noastră să se pregătească pentru o întârziere de livrare a produsului. "

Căutați o examinare terță parte

Un dezavantaj al comunicării scrise este că poate fi mai susceptibil de interpretare greșită. Faceți partea dvs. pentru a preveni neînțelegerile, cerând altora să citească note, e-mailuri și scrisori importante înainte de a le trimite. Rugați recenzenții să ofere un rezumat al comunicării dvs.: dacă identificați domenii în care ați fost înțeles greșit, faceți modificările corespunzătoare înainte de distribuire.