beonlinebyhp.com

Întâlnirile au devenit o necesitate în multe locuri de muncă. De fapt, potrivit unui sondaj realizat de Fuze în 2014, mai mult de 50% dintre angajați petrec cel puțin 13 ore pe săptămână la întâlniri.

Adevărul este că majoritatea întâlnirilor nu sunt foarte productive și sunt, de fapt, văzute ca inutile de către însoțitori. Același studiu a arătat că 92 la sută dintre angajați au folosit de fapt orele de întâlnire pentru a îndeplini alte sarcini. Evident, ei nu credeau că întâlnirile erau foarte importante.

Cu toate acestea, există un fel de întâlnire care se distinge de alte tipuri. Aceasta este întâlnirea de discuții.

O întâlnire de întâlnire este cunoscută sub mai multe nume, inclusiv hayon, line-up, pre-shift sau stand-up. Poate că imaginea cea mai clară a huddle-ului este cea a unei echipe de fotbal sau baschet care se strânge împreună pentru a crea strategii pentru joc și pentru a spori moralul. Întâlnirea este destul de simplă și se caracterizează prin concizie și precizie în ceea ce privește atingerea subiectului. Această întâlnire este concepută pentru a permite tuturor celor din echipă să fie pe aceeași pagină. Ei ajung să discute aspecte urgente care trebuie discutate pe scurt, iar apoi se reîntorc la muncă. Este o modificare a întâlnirii tradiționale prin faptul că urmărește să facă reuniunile să atingă scopul pentru care au fost concepute pentru prima dată: ajutarea tuturor să fie mai productivi și îmbunătățirea eficienței proceselor de lucru. O întâlnire în echipă este o alternativă utilă la întâlnirea tradițională. Acesta energizează locul de muncă și îi face pe toți să economisească timp în timp ce vorbește încă despre probleme importante.

Formatul întâlnirii tipice variază de la echipă la echipă. Cu toate acestea, există un flux general care poate fi găsit în mod obișnuit printre cei mai mulți dintre ei:

În primul rând, managerul începe salutând echipa și le spune care sunt așteptările lor pentru ziua respectivă. El sau ea va spune echipei ce trebuie realizat pentru ziua respectivă și, de asemenea, pe ce trebuie să se concentreze fiecare membru al echipei. Odată realizate prioritățile zilei, managerul va trece peste prioritățile săptămânii. Această listă ar trebui să includă doar cele mai importante priorități și ar trebui să fie scurtă, în caz contrar întâlnirea se poate transforma într-o întâlnire lungă și plictisitoare.

Realizările realizate de echipă până acum ar trebui, de asemenea, să fie recunoscute. Dacă membrii echipei s-au remarcat în mod deosebit pentru eforturile și realizările lor, li se mulțumește public în timpul întâlnirii echipei.

Actualizările companiei vor fi, de asemenea, menționate pe scurt în timpul întâlnirii echipei. Angajaților li se oferă șansa de a vorbi în timpul discuției. Li se va cere să spună la ce intenționează să lucreze ziua și săptămâna și care este strategia lor generală pentru atingerea obiectivelor companiei.

În cele din urmă, angajaților li se va cere să ridice orice probleme pe care le au sau să pună orice întrebări arzătoare. Dacă întrebarea este de natură complexă sau se aplică în mod specific unei persoane sau unui grup, atunci aceasta va fi rezolvată după înghesuială. Scopul ridicării acesteia în timpul discuției este de a răspunde la ceea ce poate fi răspuns rapid și de a decide ce nu poate fi tratat imediat, astfel încât să poată fi abordat ulterior.

Rețineți că acest format nu este scris în piatră. Îmbrăcămintea dvs. de dimineață ar trebui să fie personalizată pentru echipa dvs. și ar trebui să fie orice funcționează. Dacă strângerea începe să împiedice productivitatea, mai degrabă decât să o îmbunătățească așa cum se intenționează, poate ar fi o idee bună să schimbați formatul și să încercați ceva diferit.

De ce este importantă o întâlnire în echipă?

Un grup de echipe are numeroase avantaje:

Vă oferă dvs. și echipei dvs. șansa de a discuta planurile, proiectele, inițiativele și politicile dvs. și de a vă pune orice întrebări arzătoare pe care le-ați putea avea.

Oferă membrilor echipei o privire asupra așteptărilor de la ei astăzi, spre deosebire de viitorul îndepărtat, așa că le oferă un sentiment de direcție în ceea ce privește ceea ce ar trebui să realizeze.

Acesta ajută întreaga echipă să aibă un sentiment de perspectivă cu privire la progresele pe care le-au făcut deja individual și împreună, precum și progresele pe care trebuie să le facă în viitor.

Îmbrăcămintea echipei de dimineață este momentul perfect pentru a aduce pe toată lumea pe aceeași lungime de undă și pentru a le oferi un anumit moral pentru ziua de lucru viitoare. O strângere de echipă ajută la stimularea sentimentului de unitate în echipă.

Cum conduceți eficient întâlnirile cu personalul?

Primul lucru de făcut este să vă puneți câteva întrebări importante. De fapt, există trei întrebări de bază care vă vor ajuta să vă dați seama cum să efectuați în mod eficient întâlnirea de dimineață:

• Cât de des în timpul săptămânii ar trebui să aibă loc dimineața?
• Cine va participa la întâlnirea de dimineață?
• Cât va dura dimineața?

Pe măsură ce căutați răspunsuri la întrebările de mai sus, trebuie să luați câteva considerații. Trebuie să vă gândiți bine dacă este important să aveți o echipă în fiecare dimineață. Întrucât căutați eficiență, o echipă care se strânge în fiecare zi poate avea tot atât de mult sens ca una care se ține în fiecare dimineață. Amintiți-vă că numărul de zile dintr-o săptămână în care aveți o aglomerare nu ar trebui să fie stabilit. Coerența ar trebui să varieze în funcție de anotimp. Dacă vă aflați într-un sezon aglomerat, cum ar fi sezonul fiscal, atunci va trebui să țineți mai des. Pe de altă parte, dacă sezonul este deosebit de lent, atunci nu este nevoie să vă țineți la fel de des și ar trebui să vă concentrați asupra organizării unor întâlniri mai puține, dar mai lungi, pentru a strategiza direcția companiei în ansamblu. Oricare ar fi numărul de zile în care alegeți să vă strângeți echipa într-o săptămână, ar trebui să fie cât se poate de regulat, cel puțin pentru sezonul respectiv. Dacă lucrați la un anumit proiect, poate că puteți ține ghemuituri în echipă în fiecare dimineață. Cu toate acestea, pe măsură ce proiectul se apropie de final, puteți reveni la o echipă care se înghesuie de două sau trei ori pe săptămână.

Gândiți-vă cum să organizați întâlniri pentru o companie cu un număr mare de angajați. Dacă angajații sunt nu numai numeroși, ci și segmentați în diferite departamente, atunci ar putea fi o idee bună să aveți mai mult de o înghesuială, fiecare la un moment diferit al zilei și cu un departament diferit. Când vă planificați ghemuitele astfel, este mai ușor pentru toată lumea să aibă ocazia de a vorbi în timpul ghemuiturilor. De exemplu, dacă lucrați la o companie de software, puteți avea diferite grupuri de echipă pentru departamentul de marketing, departamentul de servicii pentru clienți și echipa de ingineri.

Grupurile de echipă sunt menite să aibă loc într-un timp cât mai scurt posibil și nu ar trebui să ia prea mult timp departe de ziua lucrătoare. Toată lumea din compania dvs. are propria sa treabă. Întregul punct de a ține o îngrămădire este să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină cu privire la locul de muncă așteptat de la ei. În ciuda acestui fapt, o strângere de echipă nu ar trebui să dureze prea mult. Orice lucru care depășește 20 de minute va începe să se simtă ca o întâlnire mondenă, iar echipa care se înghesuie va scurge energia echipei, mai degrabă decât să le revitalizeze.

Asigurați-vă că setați limite de timp pentru echipa și faceți tot posibilul să nu încălcați aceste limite. Vă ajută să nu numiți huddle „întâlnire” în niciun caz. Odată ce începeți să o numiți o întâlnire, ea începe să se simtă ca una. Scopul unei echipe de echipă este să fie scurt și eficient într-un mod care să îmbogățească productivitatea companiei.

Fiți cât mai consecvenți posibil în grupurile dvs. de echipă. Trebuie să aveți o oră specifică a zilei în care va fi ținută echipa și o durată stabilită pentru care va avea loc echipa. Ideea de aici este să transformi huddle-ul într-un obicei al echipei tale. Angajații dvs. trebuie să știe că va exista o înghesuială la o anumită oră într-o anumită zi și aceasta este o situație obișnuită

În general, cel mai bun moment este dimineața. Împăcarea poate avea loc imediat ce angajații dvs. intră în birou. De asemenea, îl puteți ține la aproximativ o oră după ce toți s-au instalat în munca lor. De asemenea, îl puteți ține chiar înainte de prânz. Indiferent de ora în care decideți să o țineți, în mod ideal ar trebui să fie dimineața. Țineți-l în orice alt moment și strângerea își va învinge propriul scop, care este de a atrage pe toată lumea pe aceeași lungime de undă despre ceea ce se așteaptă de la ei pentru ziua următoare.

Ce ar trebui să discute echipa mea în Morning Huddles?

Nu există o listă fixă ​​de subiecte zilnice pe care trebuie să le discutați pentru echipa dvs. de dimineață. Subiectele specifice pe care le discutați vor depinde în mod evident de specificul companiei dvs. Există, totuși, câteva lucruri de făcut și de făcut pe care ar trebui să le observați atunci când țineți o echipă strânsă pentru a o menține relevantă.

Toată lumea ar trebui să aibă o șansă

Trebuie să vă asigurați că toată lumea are șansa de a vorbi în timpul strângerii echipei. Permiteți tuturor membrilor echipei să ofere un scurt rezumat al lucrărilor la care lucrează pentru ziua respectivă, starea sarcinii lor specifice și orice obstacole cu care se pot confrunta. În general, acest lucru vă va apropia echipa și va ajuta, de asemenea, oamenii să se simtă confortabil în ceea ce privește adresarea de întrebări și abordarea problemelor.

Fără îndoială, unii dintre membrii echipei tale vor fi puțin mai vorbăreți decât alții. Dacă natura îngrămădirii în sine nu este suficientă pentru a remedia acest lucru, atunci implementați un fel de proces care asigură că toată lumea vorbește, cum ar fi să-i determinați pe toți să pună un cuvânt într-un cerc. Puteți chiar să vă distrați puțin având o minge pe care o aruncați în jurul diferiților membri ai echipei. Dacă mingea este aruncată asupra unui membru al echipei, atunci trebuie să vorbească.

Toată lumea ar trebui să stea pentru Huddle

O înghesuială nu este prea mare, dacă oamenii nu stau în picioare. În orice caz, statul în picioare îi va face pe membrii echipei mai atenți. De asemenea, va crea tipul de presiune de care aveți nevoie pentru a menține întâlnirea scurtă. Nimeni nu vrea să stea mai mult de 15 minute în picioare, iar asta îl împinge. Pentru a-l menține confortabil pentru toată lumea, păstrați totul scurt și dulce. De asemenea, ar trebui să clarificați ceea ce echipa nu înțelege și să vă asigurați că toată lumea se află pe aceeași pagină.

Nu utilizați Huddles pentru a planifica proiecte sau pentru a efectua negocieri

Dimineața nu este momentul pentru a planifica proiecte sau a negocia. Este vorba despre astăzi, deci obiectivul dvs. principal ar trebui să fie evenimentele zilei. Acestea fiind spuse, nu este încă nimic în neregulă dacă atingem câteva probleme în curs. Pur și simplu nu mergeți în profunzime. Dacă într-adevăr aveți nevoie, atunci programați o întâlnire pentru mai târziu în timpul discuției.

Nu te abate de la subiect

Deoarece timpul ar trebui să fie scurt, nu abateți subiectul. S-ar putea să existe unul sau mai mulți membri ai echipei care tind să se plimbe cu privire la subiecte tangențiale agendei întâlnirii. Pentru a evita astfel de situații, aveți un fel de sunet sau semn convenit pe care îl folosiți pentru a spune cuiva că se abate de la subiect. Ar putea fi chiar un sunet amuzant pe telefon.