beonlinebyhp.com

Fiecare afacere depinde de anumite „date”, care variază de la reținerea personalului cheie, la planificarea de urgență, până la acorduri de credit. Dar ce se întâmplă atunci când un CEO relativ tânăr este ucis într-un accident sau când un cutremur distruge sediul central al unei companii? Sau, atunci când o linie de credit este anulată în mod neașteptat? Există practic un număr infinit de lucruri care pot merge prost și pot avea un impact negativ asupra unei afaceri.

Există chiar și în mod neașteptat bun lucruri care pot fi perturbatoare - o instanță clasică este afacerea mică care obține un contract uriaș cu mult dincolo de capacitatea actuală a companiei de a-l îndeplini. Planurile de urgență stabilesc ce ar trebui să se întâmple atunci când apare unul sau mai multe dintre aceste evenimente neașteptate. Fiecare afacere - mare sau mică - are nevoie de propriul plan unic de urgență.

Următoarele exemple tratează modul în care cerințele SEC pentru planurile de urgență pot afecta o afacere.

Care este problema?

Fiecare plan de urgență răspunde la o întrebare despre o problemă. În acest caz, SEC solicită fiecărei firme de consiliere de investiții înregistrate să aibă la dosar planuri care să asigure că afacerea poate merge mai departe și să se ocupe în mod echitabil cu investitorii săi clienți în cazul în care șeful firmei devine indisponibil prin deces, boală gravă sau accident . Întrebarea este pur și simplu: Cum se va ocupa firma de nevoile clientului atunci când șeful firmei devine indisponibil?

Informații și disponibilitatea datelor

Primul lucru pe care SEC îl solicită este că vor exista întotdeauna unele mijloace pentru ca clienții să își poată accesa informațiile din conturile firmei, în mod important evidența deținerilor actuale ale fiecărui client, dar și documentația esențială legată de consiliere fiscală și planificarea pensionării. Planul de urgență abordează această nevoie în două moduri:

• Acesta afirmă că toate informațiile despre clienți sunt stocate pe computerul principal al firmei și că computerul este copiat în mod continuu pe o unitate locală separată și pe cloud. Sunt furnizate informații specifice de recuperare.

• Se afirmă că înregistrările tuturor deținerilor de clienți sunt, de asemenea, păstrate la brokeraj unde firma execută toate tranzacțiile și că fiecare client are acces nerestricționat la înregistrările de brokeraj.

Acest plan de disponibilitate a datelor în doi pași garantează că, dacă clădirea firmei este distrusă, informațiile rămân pe deplin disponibile în afara amplasamentului, atât pentru firmă, cât și, în mod independent, pentru clienții săi. Întrucât brokerajul corespondent al firmei are aceeași obligație de disponibilitate a informațiilor impuse de SEC ca firma consultativă, evidențele clienților păstrate la brokeraj sunt, de asemenea, disponibile într-o locație din afara locației menținută de brokeraj. Astfel, înregistrările clienților sunt stocate și menținute continuu în cel puțin patru locații fizice separate și pe cloud.

Comunicare alternativă înseamnă între consilieri și clienți

SEC cere, de asemenea, ca fiecare firmă să aibă la dispoziție un mijloc alternativ de comunicare cu clienții. Având la dispoziție mijloace alternative, permite companiei să continue să gestioneze în timp util conturile clienților în caz de catastrofă. În plus față de adresa de e-mail și numărul de telefon al firmei, firma menține o cutie poștală în alt oraș și le amintește periodic clienților săi acea adresă alternativă. Șeful firmei are, de asemenea, un cont dedicat de telefon mobil separat de contul de telefon al companiei sau de numărul său personal de telefon mobil și se asigură că fiecare client știe acel număr independent.

Comunicări alternative între consilier și angajați

În această firmă mică, numai principalul are autoritatea de a tranzacționa în numele clienților săi; prin urmare, un mijloc alternativ de comunicare între consilierul principal și un singur angajat de serviciu nu este necesar pentru a se asigura că afacerea poate continua fără întrerupere. Dacă firma ar avea mai mulți consilieri înregistrați care gestionează conturile clienților, ar fi necesare și la locul lor mijloace de comunicare alternative similare cu cele necesare pentru consilierul principal.

Cerințe de raportare de reglementare

Deoarece înregistrările comerciale sunt stocate în mai multe locații fizice și sunt stocate și în cloud, unde sunt disponibile indiferent de locația consilierului. Atâta timp cât consilierul este într-o stare de sănătate rezonabilă și sănătoasă, nici un dezastru fizic sau o situație de urgență nu ar putea împiedica puținele și ocazionale obligații de raportare reglementare ale firmei.

În cazul în care consilierul este grav bolnav, mort sau cu o minte nepotrivită, soția consilierului - un profesionist de marketing bine stabilit - are instrucțiuni pentru a anunța clienții, pe care îi cunoaște personal. De asemenea, ea este instruită cu privire la modul de a pune capăt afacerii ca instituție înregistrată, cu notificarea către SEC. În acel moment, afacerea va înceta și clienții își vor asuma responsabilitatea pentru propriile conturi, cu o perturbare minimă.

Acces la fonduri în cazul încetării firmelor

Clienții au acces continuu și fără obstacole la fonduri și evidențe în orice moment prin intermediul brokerului corespondent al firmei.

Takeaway pentru toate tipurile de planuri de urgență

Acest plan special de urgență pentru un mic serviciu de consiliere de investiții înregistrat oferă informații bune despre planurile de urgență, în general:

• Fiecare plan de urgență își are originea ca răspuns la o întrebare specifică, aici: „Ce măsuri de protecție există pentru continuarea sau încetarea ordonată a acestui serviciu în cazul incapacității consilierului principal de a continua afacerea?”

• Fiecare plan de urgență prevede specific soluții la una sau mai multe special probleme.
• Planul se adresează modul în care compania răspunde intern la eveniment și, de asemenea cum răspunde la eveniment extern.
• Planurile de urgență mai cuprinzătoare constau probabil din mai multe planuri specifice diferite la fel ca cel din exemplu, fiecare dintre ele abordând o anumită criză sau un eveniment neașteptat.

Acest plan special abordează două aspecte comune multor planuri de urgență: pierderea datelor și incapacitatea de conducere. Alte probleme abordate adesea de planurile de urgență sunt:

• dezastre naturale (implicit și în exemplu)
• amenințări la adresa siguranței publice, leziuni ale angajaților și clienților și accidente la locul de muncă în general
• gestionare greșită, deliberată sau neintenționată
• planificare receptivă la probleme specifice de răspundere a produselor.