Structura organizatorică a biroului hotelului

Recepția unui hotel este poate cea mai importantă zonă a organizației. Angajații care alcătuiesc departamentul său sunt primii și uneori reprezentanții unității cu care oaspeții interacționează. Deși structura organizatorică a recepției hotelului variază în funcție de faptul dacă unitatea este o afacere mică sau o stațiune mare, anumite roluri se regăsesc în toate organizațiile.

Manager recepție

Administratorul de birou sau supraveghetorul de la recepție se află în străinătate la toate operațiunile de la biroul de la hotel. În calitate de manager de personal, acest individ planifică angajații pentru a se asigura că există o acoperire adecvată și în orice moment. De asemenea, ea pune în aplicare orice politici sau proceduri care sunt administrate de conducerea hotelului.

Când VIP-urile, cum ar fi celebrități sau demnitari, rămân la unitate, ea este adesea responsabilă de acordarea lor atenției personale de care au nevoie. În majoritatea cazurilor, managerul de la recepție raportează directorului general al hotelului.

Grefierul pentru rezervări

Angajații recepției și rezervărilor dintr-o recepție de hotel interacționează cel mai mult cu oaspeții. Grefierii de rezervare comunică cu perspectiva oaspeților prin telefon și Internet, programându-și sejururile și documentând orice nevoi speciale pe care le pot avea. De exemplu, dacă un oaspete solicită o cameră la un etaj pentru nefumători, funcționarul de rezervare va nota special acest lucru, astfel încât o cameră adecvată să fie gata la sosirea oaspetelui.

Grefieri de recepție și recepție

Când sosesc oaspeții, grefierii de la recepție îi fac check-in, imputându-le numele în registrul facilităților, alocându-le într-o cameră și răspunzând la orice întrebări sau solicitări de bază pe care oaspeții le pot avea pe tot parcursul sejurului. De exemplu, un oaspete poate suna la recepție pentru a raporta un robinet de baie cu scurgeri. Grefierul va contacta apoi departamentul de întreținere, astfel încât să poată fi reparate corespunzător.

La sfârșitul sejurului oaspeților, un funcționar de la recepție îi verifică. În plus, grefierul raportează orice îngrijorare pe care a avut-o conducătorul oaspetelui.

Serviciu Porter sau Bellhop

Un clopot sau un portar al hotelului întâmpină oaspeții odată ce s-au cazat în unitate. Această persoană transportă bagajele oaspeților în timp ce le arată în camera lor. Asigurându-se că totul în cameră este în regulă și funcționează corespunzător, portarul verifică echipamentele camerei, cum ar fi iluminatul și ventilația. De asemenea, el poate instrui vizitatorii despre funcționarea sistemelor hoteliere, cum ar fi telecomanda televizorului și telefoanele.

Concierge pentru coordonarea nevoilor oaspeților

Conciergeul unui hotel este un profesionist de la front office care coordonează distracțiile, călătoriile și alte activități ale oaspeților. De fiecare dată când oaspeții au o întrebare, cum ar fi direcțiile către atracțiile locale, ea găsește răspunsul cât mai repede posibil. În plus, face rezervări la restaurant, comandă servicii de mașină și poate chiar aranja cumpărături personale pentru oaspeți.