beonlinebyhp.com

Contabilitatea bazată pe fonduri sau contabilitatea fondurilor este un sistem utilizat de organizațiile nonprofit și agențiile guvernamentale pentru a-și gestiona banii. Contabilitatea fondurilor diferă ca scop de sistemul utilizat în întreprinderile obișnuite cu scop profit, deoarece scopul este să mențină responsabilitatea și să urmărească modul în care se utilizează finanțarea, mai degrabă decât să monitorizeze profitabilitatea unei companii. Indiferent dacă este asociat cu un nonprofit sau cu un donator care contribuie la o varietate de organizații caritabile, învățarea despre contabilitatea fondurilor vă va ajuta să înțelegeți structura financiară a acestor tipuri de organizații.

Cine folosește contabilitatea fondurilor?

Deoarece scopul contabilității fondurilor este de a gestiona donațiile, finanțarea din surse externe sau veniturile din strângerea de fonduri, organizațiile care nu operează pentru profit folosesc această metodă contabilă. Unele entități care ar putea utiliza acest sistem includ:

• Organizații caritabile
• Biserici sau instituții religioase
• Agenții guvernamentale sau guverne
• Căminele de bătrâni sau spitalele nonprofit
• Institutii de invatamant
• Fundamente pentru arte

Bugete, programare și strângere de fonduri

Atunci când o organizație non-profit își stabilește structura fondului, creează un fond separat pentru fiecare divizie sau funcție majoră din cadrul organizației. Exemple de fonduri pot include:

• Fondul general: Folosit pentru cheltuielile de gestionare de rutină ale organizației.
• Fond de active fixe: Folosit pentru întreținerea clădirilor, extinderea instalațiilor, echipamentelor etc.
• Strângere de fonduri: Fonduri utilizate pentru strângerea de venituri suplimentare, menținerea relațiilor cu donatorii etc.
• Fondurile programului: Folosit pentru realizarea programelor și serviciilor organizației.

În cadrul fiecăruia dintre aceste fonduri pot exista subcategorii care sunt codificate și urmărite separat. De exemplu, o biserică poate avea o varietate de programe oferite mai multor grupuri de oameni, cum ar fi Programare pentru copii, Activități familiale sau Comunitate. Fiecare grup ar avea propria subcategorie în cadrul Programului Fond. Odată stabilit un buget, fiecărui grup i se va aloca o anumită sumă de bani pe care ar putea să o cheltuiască pentru programele sale pe tot parcursul anului.

Pe măsură ce anul progresează, banii cheltuiți de fiecare grup vor fi înregistrați în fondul corespunzător. Presupunând că registrul contabil este actualizat, în orice moment al anului, un administrator al fondurilor grupului respectiv ar trebui să poată vedea exact cât s-au cheltuit, pentru ce s-au cheltuit și câți bani rămân în fond . Acest tip de contabilitate detaliată îi ajută pe membri să rămână la buget, asigurându-se în același timp că fondurile sunt cheltuite cu atenție pentru fiecare scop desemnat.

Tipuri de categorii de fonduri

În cadrul contabilității fondurilor există două tipuri de fonduri, restricționate și nerestricționate, fiecare dintre ele determinând modul și momentul în care pot fi cheltuiți banii.

1. Fonduri restricționate: Fondurile care sunt restricționate sunt de obicei desemnate pentru un scop specific de către donatorul sau fundația care acordă o subvenție. Fondurile trebuie plasate numai în fondul desemnat special și apoi utilizate numai în acest scop. De exemplu, dacă un donator acordă 5.000 de dolari pentru achiziționarea de computere noi, banii nu pot fi folosiți pentru a achiziționa doar câteva computere și apoi și noi birouri și scaune. Fondurile restricționate există în două forme.

• Fonduri restricționate temporar: Aceste fonduri sunt adesea fie pentru un scop specific, fie pentru a fi utilizate într-o anumită perioadă de timp, să zicem în termen de un an. Acestea pot fi crescute în timpul unei campanii specifice pentru un scop desemnat și chiar pot include o utilizare largă. De exemplu, în timpul unei campanii de îmbunătățire a capitalului, când o organizație speră să își extindă clădirea, să cumpere mobilier nou și să modernizeze echipamente, există o varietate de nevoi pe care le poate comunica donatorilor săi. Oricine acordă acea campanie ar trebui să se aștepte ca donația lor să se îndrepte doar către acele cheltuieli specifice.

• Fonduri restricționate permanent: Fondurile care implică o restricție permanentă de la donator nu sunt niciodată epuizate, dar continuă la nesfârșit. Aceste fonduri de dotare funcționează ca conturi de investiții, unde donația câștigă dobândă. Venitul câștigat din aceste fonduri este permis să fie cheltuit pentru a satisface nevoile organizației, dar suma inițială a donației nu poate fi atinsă.

2. Fonduri nerestricționate: Banii din această categorie pot fi folosiți pentru orice nevoie din cadrul organizației. Aceste fonduri pot fi plasate într-un fond general de funcționare sau desemnate pentru alte fonduri specifice, la discreția consiliului de administrație. Fondurile care nu sunt restricționate pot fi, de asemenea, mutate dacă este nevoie într-o anumită zonă.

Soldurile din fiecare dintre aceste fonduri vor trebui, de asemenea, raportate pe formularele IRS de la sfârșitul anului pentru organizațiile scutite de plata impozitului pe venit. Declarația informațiilor, Formularul IRS 990, este modul în care organizațiile nonprofit raportează activitățile lor financiare, mențin respectarea reglementărilor federale și arată responsabilitate față de public. Aceste rapoarte sunt deschise inspecției publice.

Reguli pentru donații

Atunci când donatorii acordă un cadou unei organizații nonprofit, aceștia ar trebui să precizeze dacă au restricții de plasat asupra fondurilor. Acest lucru se face de obicei sub forma unei scrisori cadou. Cu toate acestea, dacă un donator nu specifică modul în care trebuie folosiți banii, atunci organizația este liberă să distribuie donația între oricare dintre fondurile sale, după cum consideră potrivit.

Conturi bancare și contabilitate fond

Contabilitatea fondurilor, deși este un sistem specializat pentru urmărirea cheltuielilor interne, nu necesită reguli bancare specializate. O organizație nu trebuie să mențină conturi bancare separate pentru fiecare dintre fondurile sale în cadrul organizației non-profit; conturile individuale ar implica mult mai multă muncă și costuri. Pentru a simplifica acest lucru, toți banii organizației pot fi depozitați într-un singur cont bancar. Numai urmărirea acestor bani trebuie împărțită în segmente.

Singura excepție de la aceasta ar putea fi fondurile care fac parte dintr-un fond de dotare restricționat permanent. În această situație, un cadou monetar este investit într-un vehicul separat cu dobândă. Dobânda acumulată este permisă să fie utilizată pentru nevoile organizației non-profit, așa cum este desemnat, dar principiul trebuie să rămână investit.

Conformitate și raportare a granturilor

Raportarea în timp util și exactă a modului în care sunt utilizate fondurile este esențială pentru organizațiile nonprofit care primesc bani de la fundații sau alte organizații. Aproape toate subvențiile necesită ca destinatarii să facă rapoarte detaliate despre modul în care au fost cheltuiți banii supradotați. De asemenea, trebuie să ofere detalii cu privire la modul în care cadoul a afectat programele și obiectivele organizației. Din acest motiv, toate cheltuielile trebuie înregistrate în fondul corespunzător. Nerespectarea cu precizie a banilor de subvenție și apoi raportarea corectă a modului în care sunt cheltuiți nu ar putea periclita doar contribuțiile viitoare de subvenție, ci și statutul de scutire de impozit a unei organizații non-profit.

Software specializat pentru contabilitatea fondurilor

Deși nu este strict necesar să se utilizeze un software de contabilitate conceput special pentru o organizație nonprofit, software-ul cu caracteristici unice concepute pentru a satisface nevoile unui organizație nonprofit se poate dovedi util. Terminologia din programe se aliniază adesea la lingo-ul nonprofit, iar multe pachete oferă funcții care ajută la urmărirea donațiilor, la crearea bugetelor prin fond și la emiterea de scrisori ale donatorilor. Cu toate acestea, faceți-vă cercetările înainte de a face o achiziție pentru a vă asigura că veți obține caracteristicile de care aveți nevoie fără a plăti pentru extras care nu vă vor aduce cu adevărat beneficii.